Командировки

В целях соблюдения миграционного законодательства РФ отсутствие на рабочем месте в рабочий день оформляется как отпуск или командировка. Cроки оформления отсутствия обозначены в локальных нормативных актах НИУ ВШЭ. Подробная информация по отпускам представлена на этой странице.

Место выполнения трудовой функции (город) указывается в трудовом договоре работника.

Поездки без документального оформления отсутствия возможны только в следующих случаях:

1. в государственные праздники РФ;
2. в выходные дни согласно трудовому договору.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Работники обязаны соблюдать правила оформления командировок вне зависимости от источника финансирования таких поездок.

Инструкции по оформлению командировок работников, принятых по международному рекрутингу

Перед командировкой

1. Заявка на использование средств исследовательского фонда заполняется не менее, чем за 30 дней до даты начала командировки. К заявке прикладываются официальное письмо-приглашение и согласие непосредственного руководителя. В приглашении должны быть указаны следующие данные: цель поездки, название и место проведения мероприятия, даты, подробная информация о стоимости участия и о том, какие расходы (если таковые имеются) покрываются принимающей стороной.
2. Центр поддержки международных специалистов уточняет остаток средств в исследовательском фонде международного специалиста в бухгалтерии (3-5 рабочих дней). Университет обязан включать суточные расходы при расчёте финансирования, если данные расходы не покрываются принимающей стороной.
3. Координатор международного специалиста создает заявку на служебную командировку в системе электронного документооборота. На основе данного документа выпускается приказ о командировании. Процедура согласования командировки занимает от 2 недель.

Аванс на командировку может быть оформлен при условии соблюдения процедуры, представленной ниже:

1. Заявка на использование средств исследовательского фонда заполнена не менее, чем за 30 дней до даты начала командировки;
2. После согласования финансирования, заявка на командировку создана посредством системы электронного документооборота (примерно 5 рабочих дней);
3. Приказ о командировании издан Управлением персонала (до 5 рабочих дней) и ему присвоен номер;
4. Заполненный авансовый отчёт передан непосредственному руководителю на подписание (отчёт содержит номер приказа);
5. Подписанный авансовый отчёт передан в бухгалтерию (не ранее, чем за 15 календарных дней до даты начала командировки).

Шаблон авансового отчёта и инструкции по его заполнению представлены по ссылке.

Во время командировки

• Работнику необходимо следовать рекомендациям по постановке на миграционный учёт во время поездок по России и за границу.
• Работнику необходимо сохранить все отчетные документы для возмещения расходов по командировке/ для подтверждения затрат в случае, если средства были получены авансом.
• Перед командировкой работник должен ознакомиться со списком отчётных документов.
• Для возмещения расходов, оплаченных с банковских карт третьих лиц, необходимо: 1) обеспечить возврат средств лицу, понесшему расходы; 2) приложить к авансовому отчёту банковскую выписку, подтверждающую перевод средств.

После командировки

По возвращении из командировки работнику необходимо соблюдать требования к регистрации. Компенсация расходов осуществляется по завершении командировки и сдаче всех отчетных документов в бухгалтерию НИУ ВШЭ,

1. Отчётные документы с их переводами на русский язык должны быть сданы в бухгалтерию в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки. В связи с завершением финансового года все отчётные документы по командировкам должны быть переданы в бухгалтерию не позднее 10 декабря. Для оформления документов работники могут обратиться за помощью к координаторам.
2. После обработки документов бухгалтерией средства перечисляются на банковскую карту работнику.

Подробная информация об оформлении командировок представлена в Положении о служебных командировках Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики».

Отчетные документы для возмещения расходов

• Для возмещения расходов, оплаченных с банковских карт третьих лиц, необходимо: 1) обеспечить возврат средств лицу, понесшему расходы; 2) приложить к авансовому отчёту банковскую выписку, подтверждающую перевод средств. Все документы, подтверждающие оплату, должны содержать корректные платежные реквизиты и данные банковской карты.
• Для возмещения расходов необходимо заполнить заявление на перечисление денежных средств. Шаблон заявления представлен по ссылке.
• Возмещению подлежат расходы, которые подтверждены оригиналами документов. Ниже представлены правила возмещения.